Har haft en ny upplevelse av hur man lär sig den hårda vägen. För att ni andra skall slippa göra samma misstag så får ni här ett varningens ord på vägen vad gäller mötesbokning. I våras funderade vi i ett av de bolag som jag har intressen i att använda oss av externa mötesbokare för att få till våra möten med potentiella kunder. Att ringa kalla samtal är ju inte det roligaste som finns ens om man är säljare.
Både bolagets VD och jag var egentligen tveksamma till om det skulle fungera eftersom det handlade om relativt komplexa tjänster som skulle säljas in. Men, eftersom vi aldrig provat tidigare så kände vi att vi nog borde testa innan vi avfärdade idén. Man måste ju vara ödmjuk inför sådant man aldrig provat innan.
Efter att ha träffat ett par olika företag som sa sig kunna leverera bra möten även i vår specifika bransch så skrev vi avtal med ett av dessa för en initial testperiod. Nu såhär fem månader senare så har det visat sig vara ett stort misstag.
Hur som helst. Efter att vi valt leverantör för våra mötesbokningar så gick vi tillsammans med leverantören igenom de tjänster som skulle säljas varefter leverantören tog fram ett manus för mötesbokarna. Eftersom leverantören rimligtvis borde vara bäst på att lägga upp manus för att få till möten fick de fria händer utifrån vad vi berättat om tjänsterna.
Leverantören av mötesbokningarna påpekade att de inte ville att vi skulle ringa och bekräfta mötena efter att de bokats. Anledningen var att vi då riskerade att de skulle avbokas på grund av att den potentiella kunden kanske hade fått något annat som måste prioriteras. Vi tyckte att det lät lite skumt eftersom det inte riktigt är det sätt som vi normalt arbetar på, men vi är inga säljare så – why not?
Efter ett tag med lång tystnad så började leverantören få till lite möten och det verkade som om vi faktiskt hittat en lösning som kunde fungera. Tyvärr så grusades dessa förhoppningar snabbt när vi väl kom till de bokade mötena. I en del fall fick vi till och med vända i dörren eftersom den potentiella kunden inte ens hade hört talas om att de hade ett möte. Att inte bekräfta mötena kändes numera som en rätt dålig idé.
Kvalificeringen av kundernas intresse för våra tjänster var inte heller den bästa. I stället för att som normalt få en avslutsfrekvens på någonstans kring 70-75 % så hamnade den på 0 %. Efter nya diskussioner med leverantören och påpekande om att kvalificeringen måste göras bättre samt att i alla fall leverantören måste bekräfta mötena innan vi tar dem så skulle bristerna förhoppningsvis rättas till.
Nya försök gjordes nu efter att de första mötena hållits och feedback till leverantören lämnats. Nu borde det väl ändå fungera. Under veckan efter som jag själv gick på möten visade det sig att 2 av 5 potentiella kunder inte ens hade en aning om att de hade möten. En av kunderna var till och med mammaledig! Hur lyckas man som leverantör med en sådan sak?
Det givna svaret är såklart att leverantören haft noll koll på vad de rekryterade mötesbokarna sysslat med. Någon annan förklaring finns inte! Leverantören har ju knappast chansat på att vi inte skulle märka det. Och om leverantören har noll koll så måste ju vi ha desto mer kontroll för att det hela skall fungera. Om vi måste ha kontrollen även i de fall vi använder externa mötesbokare – vad är då poängen?
Slutsatsen vi dragit har i alla fall blivit att det inte går att lämna över mötesbokningen till externa parter. I alla fall inte om vi pratar om kalla samtal. Arbetet med att kvalificera kunden och sälja in mötet måste göras av den som har bästa möjliga kunskap om det som skall säljas dvs vi själva.
Därför kommer vi istället att anställa en eller ett par ambitiösa studenter på halvtid för att hjälpa till med mötesbokningarna. Då kan vi utbilda dem och coacha dem på rätt sätt och funkar det så kan de sedan gå in i den övriga organisationen när de tröttnat på mötesbokning. Förutom att det blir både billigare och bättre så vet vi att vi slipper förbereda oss och springa på möten som bara vi känner till!
Av Stefan Mahlstein, Entreprenör
Har nu testat ett nytt bolag och det finns faktiskt ett bra mötesbokningsföretag – Bisfront! Bisfront hade en bra initial genomgång och kvalificering av de som skall ringas. De levererar även bra möten med rätt personer som faktiskt är intresserade av våra tjänster! Mer kan man inte begära!